Artikel 1 – Race

FFE 2024, de Flanders Fields Epic van 2024, is een fietsrace met MTB, gravelfiets of koersfiets open voor deelnemers van 18 jaar en ouder, ongeacht gender of nationaliteit. Het evenement omvat drie ritten, met een totale afstand tussen 320 en 450 kilometer in functie van het type fiets gekozen bij inschrijving, verspreid over verschillende locaties in zowel Vlaanderen als Wallonië.

De race omvat het afleggen van een door de organisatie vastgesteld parcours per dag. Het gebruik van gemotoriseerde vervoersmiddelen zijn hierbij verboden. Alle deelnemers strijden in teams van 2 personen of solo. Het doel van FFE2024 is om de ritten in een zo kort mogelijke tijd te voltooien.

Deelnemers rijden op GPS en respecteren de Belgische wegcode. Aan de hand van de tijden van elke deelnemer, wordt een klassement opgesteld.

Artikel 2 - Registratie

Inschrijvingen voor Flanders Fields Epic 2024 zijn gelimiteerd tot het aantal beschikbare plaatsen dat door de organisatie wordt vastgelegd. Inschrijvingen eindigen op 21 juni 2024 of wanneer het totaal aantal mogelijke deelnemers bereikt is. Het registratieformulier is terug te vinden op de website, www.flandersfieldsepic.be.

Deelnemers kunnen hun inschrijving bevestigen door het formulier te vervolledigen.

De organisatie neemt contact op met het desbetreffende team via het e-mailadres dat werd opgegeven bij inschrijving. Hierin zal worden meegedeeld of het inschrijvingsverzoek is gevalideerd. Indien het verzoek om inschrijving is gevalideerd, moet de belanghebbende de bedragen betalen die door de organisatie

zijn vastgesteld. De registratie-aanvraag wordt goedgekeurd na betaling van deze bedragen. Een registratie is pas volledig na goedkeuring en validatie door

de organisatie.

De organisatie heeft het recht een inschrijving te weigeren zonder haar beslissing te hoeven motiveren.

De inschrijvingsprijs is de prijs die op de website van Flanders Fields Epic vermeld staat per pakket. Deze prijs is per persoon. De registratie wordt goedgekeurd nadat de betaling is verricht. Bij het niet naleven van de betalingsregels, zal de registratieaanvraag afgewezen worden. Indien deze reeds werd

goedgekeurd, zal een intrekking van de goedkeuring worden toegeschreven. Deelnemers hebben geen recht op terugbetaling van het betaalde bedrag indien het evenement niet kan plaatsvinden om redenen buiten de wil van de organisator, namelijk om redenen van overmacht, natuurramp, wettelijke verplichting of bevel van een overheidsinstantie of een particulier orgaan met controlebevoegdheid in de wielersport. De organisatie kan te allen tijde de goedkeuring van een registratieaanvraag intrekken op grond van schending door de deelnemer van dit reglement of de ethische grondbeginselen van de sport.

Artikel 3 - Terugtrekking uit de race

Indien men zich terugtrekt voor aanvang van de race, moet de organisatie op de hoogte worden gebracht per e-mail. Indien men zich terugtrekt door onvoorziene omstandigheden, moet men dit communiceren per e-mail. Hierbij zal de inschrijving behouden worden voor volgende editie.

Artikel 4 - Het parcours

De ritten bestaan uit onverharde, verharde wegen alsook bospaden en kasseiwegen. Het parcours bevat ook openbare paden op en naast de weg en doorkruist dorpen en steden. De route is niet gemarkeerd op de grond.

Het parcours is niet gesloten voor de race. De deelnemers moeten rekening houden met de mogelijkheid tot confrontatie met voertuigen, mensen en/of dieren die in beide richtingen over het parcours rijden. Het is verplicht het parcours van de wedstrijd te volgen. Er zijn sancties voorzien voor diegenen die zich niet houden aan deze regel. Deze worden beslist door de wedstrijdleider. Voor aanvang van de wedstrijd zal de organisatie de routes ter beschikking stellen zodat de deelnemers ze op hun eigen GPS toestellen kunnen installeren. De GPS is het enige navigatiemiddel waarmee de deelnemers het parcours kunnen volgen. Iedereen is verantwoordelijk voor de werking van zijn/haar GPS-apparatuur en moet ervoor zorgen dat de GPS de vooruitgang op de grond registreert.

Het parcours kan gevaarlijke kruispunten en wegen bevatten. Een deelnemer die de Belgische wegcode niet respecteert, zal worden uitgesloten van de race.

Een deelnemer kan het parcours verlaten wanneer hij/zij dit wenst zonder straf, mits dat hij/zij het parcours terug hervat op hetzelfde punt waar hij/zij deze verliet of op een eerder punt.

Artikel 5 - Transport

Deelnemers regelen zelf hun vervoer naar d-hotel, dat zowel het vertrekpunt als het eindpunt van elke rit is.

Artikel 6 - Zelfvoorziening van het team

Deelnemers mogen geen hulp verkrijgen van buitenaf. Hieruit wordt verstaan: elke voorgeprogrammeerde handeling waarbij op enigerlei wijze fysieke bijstand wordt verleend aan een deelnemer, ongeacht of hij daarom verzoekt of niet. Uitzondering op bovenstaand punt is mogelijkheid tot aanvragen van deze bijstand, gekoppeld met 1 uur straftijd. Medische noodsituaties worden niet bestraft. Bijstand verleend door de organisatie aan de deelnemende teams is rechtmatig. Assistentie tussen teams is toegestaan tijdens de race.

De organisatie van Flanders Fields Epic is niet aansprakelijk voor ongevallen die zich voordoen op of rond het parcours. Deelnemers nemen op eigen risico deel aan het evenement en dienen zelf te zorgen voor de nodige verzekeringen. Het is de verantwoordelijkheid van de deelnemers om zich te houden aan alle verkeersregels en veiligheidsvoorschriften.

Artikel 7 - GSM gebruik voor noodgevallen

Deelnemers zijn verplicht een mobiele telefoon bij zich te dragen van het begin tot het einde van de rit. Dit is voor noodgevallen.

Artikel 8 - Uitrusting & apparatuur

Het gebruik van een helm die compatibel is met het gekozen voortbewegingsmiddel is verplicht wanneer de deelnemer zich niet te

voet verplaatst. Het wordt aanbevolen om zelf EHBO materiaal mee te nemen om snel zelf te kunnen bieden. De organisatie staat echter klaar om medische bijstand te verlenen tijdens de ritten, waarbij een arts meereist.

Artikel 9 - Nummer & kenteken

Stickers en een plaatje met bijhorend wedstrijdnummer worden voorzien. Dit wordt vooraan op het gekozen voortbewegingsmiddel op een zichtbare manier

aangebracht alsook op het GPS toestel.

Artikel 10 - Handicaps

De natuurlijke ongelijkheden in fysieke capaciteiten tussen teams (als gevolg van leeftijd en geslacht) worden gecorrigeerd door de chronologische vervroeging van de starttijd. De vervroeging van de starttijd is een percentage dat door de organisatie vastgelegd is.

Artikel 11 - Aankomst

Deelnemers eindigen de rit wanneer zij de finishline kruisen. De finish wordt gemarkeerd door een lijn op de grond, banner of infobord.

Als een team of één persoon van het team de finishlijn niet bereikt binnen de vastgelegde tijd, zal de rit niet meetellen. Alle teams geven hun GPS af na aankomst aan de wedstrijdleider. Deze persoon zal controleren of het parcours is gerespecteerd en eventuele sancties toepassen.

Artikel 12 - GPS

FFE2024 werkt via Garmin. Het is aanbevolen een GPS van Garmin te gebruiken. (vb. Edge-series). Voor andere types GPS-toestellen kan geen garantie gegeven worden dat de gpx-tracks correct weergegeven zullen worden.

Artikel 13 - Terugtrekking van de race

Het team kan op elk moment zich terugtrekken uit de wedstrijd. Zij die hiervoor kiezen, hebben geen recht op een terugbetaling.

Artikel 14 - Service - technische bijstand

Uiteraard voldoet elke fiets aan de Belgische wegcode inzake rijwielen en is deze technisch in orde voor aanvang van de race. Voor alle deelnemers is gratis technische bijstand voorzien. Een team van professionals staat hiervoor in. Alle reserveonderdelen en/ of accessoires, die nodig zijn voor de reparatie, worden door de deelnemers zelf betaald.

Artikel 15 - Service & Massages

De organisatie heeft een team van professionals beschikbaar voor het uitvoeren van massages na elke rit uitgezonderd de laatste dag. Elke massage heeft een duurtijd van 25 minuten en vindt telkens plaats in d-hotel. De organisatie maakt de planning voor de massages op per deelnemer die massages wenst.

Artikel 16 - Diskwalificatie

De wedstrijdleider heeft het recht om deelnemers van de wedstrijd uit te sluiten die zich in de volgende situaties verkeren:   

Vrijwillige of niet-vrijwillige staat van lichamelijk of geestelijk onvermogen 

• Onsportief gedrag
• Overtreding van het wedstrijdreglement
• Illegaal gedrag
• Geen respect voor de organisatie en/of andere concurrenten.
• Geen respect voor milieu: de organisatie voorziet afvalzones op verschillende plaatsenop het parcours.

Artikel 17 - Classificaties

In de resultaten of klassementen worden alle afrekenbare tijden gemeten in uren, minuten en seconden. Voor de teams die niet alle ritten hebben volbracht, wordt hun positie in het klassement eerst gerangschikt naar het aantal voltooide ritten, vervolgens naar het aantal afgelegde kilometers en tenslotte naar de minst verantwoorde tijd in de wedstrijd.

Artikel 18 - Interpretatie van het wedstrijdreglement

Alle kwesties niet beschreven in dit reglement alsook eventuele twijfels over de interpretatie ervan worden geïntegreerd en opgelost door de organisatie, met inachtneming van de beginselen van gelijkheid en onpartijdigheid.